突然税務調査が・・経理担当者が退職している場合の対処法

税務調査と言われて何を想像するでしょうか。会社にとって避けられない税務ですが、ミスや失敗があると会社に大きな損害を与える可能性があります。このコラムでは、そもそも税務調査とは何か、経理担当が退職していた場合の対処法等をご説明いたします。

【目次】

①税務調査とは

②経理が退職してしまった・・・

③「一人経理」の落とし穴

④辞めてしまった経理を税務調査に関与させることは可能？

⑤経理がいなくても税務調査を乗り切るために

⑥無料相談実施中！

①税務調査とは

皆さんは「税務調査」と言われて、どのような光景を思い描くでしょうか？ドラマなどよく見るようなスーツを着た人たちが「国税庁だ！おとなしく従え！！」と言って企業に乗り込んでいくような場面を思い描く人が多いかもしれません。

税務調査とは、「国税庁が管轄する税務署などが会社の申告内容を帳簿で確認し、誤りがないかをどうかを確認する調査手続き」です。皆さんもご存じの通り、日本の税申告制度は自己申告です。この制度を「申告納税制度」と言います。申告納税制度では、申告の内容や税額に誤りが生じているとき、また悪意を持って虚偽申告が行われているときには自然には判明しません。そのため、税務調査を行い、申告内容と差異がないかを確かめる必要があります。そしてこの税務調査には二種類存在します。

(1)任意調査

任意調査とは、脱税等の疑いがなく行われる税務調査のことです。事前に調査が入る旨の連絡が入るため、いきなり調査が入ることはありません。しかし、「任意」という言葉が入ってはいるものの、国税徴収法141条にて「質問検査権」が規定されています。これは、納税者に対して税務署などの職員が税金などに関する質問を行える権利であり、納税者に黙秘する権利は認められていません。また、調査の際、職員から帳簿書類などの提出を求められて正当な理由なく提出を拒んだり、虚偽の記載をしている書類を提出した場合には罰則が科されます。

(2)強制捜査

強制調査とは、国税局査察部(通称「マルサ」)が脱税の疑いがある納税者に対し、裁判所の令状を得て強制的に行われる調査のことです。強制捜査は納税に関する資料を押収する権限があり、納税者に拒否権はありません。ただし、強制調査は脱税額が1億円以上、隠ぺい工作が悪質であると想定される場合に限られています。

ここまで、税務調査についてご説明してきました。誠実に申告し資料を整理していれば、税務調査を恐れる必要はありません。しかし、同時に求められた資料を提示できなければ罰則を受ける可能性があります。次章では資料を提示できなくなる場合についてご説明いたします。

②経理が退職してしまった・・・

税務調査を受ける際、「経理がすでに退職してしまった」は容易に想定できる状況です。経理が退職した後に税務調査を受ける場合、求められた資料を提示することが難しいことがあります。経理に関する資料の格納場所や資料詳細を知りつくしている経理担当者が退職してしまうと、会社にリスクが発生します。不正がないのに不提示で罰則を受ける、会社に損失が発生するなどが考えられます。

税務調査への準備において、経理の退職は非常に”大きなリスク”になってしまうのです。

③「一人経理」の落とし穴

前章では経理が退職してしまった場合をご説明しましたが、本章では「一人経理体制」についてご説明いたします。前提として、本章では「一人経理」の定義を、「社長ではない従業員が一人で経理を担っている」として説明を致します。社長自らが経理を兼務している場合、本業に集中できないなどの別の問題が生じますが、ここではその問題を例外といたします。

一人経理の場合、前章のように経理が退職しまった場合に資料の格納場所や資料詳細について知っている者がおらず、不提示の罰則を受ける可能性がより高まることは説明には及ばないかと思います。

では、他の問題にはどのようなものがあるのか。一人経理の場合、経理担当者が退職せずとも”あるリスク”が高まります。それは「不正」です。経理を一人に任せると、チェックがおろそかになるため、リスクは高まります。税務調査の際に不正が発覚した場合、まず会社としての責任を問われます。不正発覚後、不正を行った経理担当者に対して損害賠償請求など対応を行うことは可能ですが、会社として大きな責任を問われることに変わりありません。

つまり、「一人経理」は、経理担当者が退職して資料を提示できなくなるリスクだけでなく、不正発覚が遅れるという落とし穴が介在しているのです。

④辞めてしまった経理を税務調査に関与させることは可能？

ここまで、税務調査について、経理の退職について、一人経理のリスクについてご説明してきました。

ここで一つの疑問が出てきます。「税務調査の際に退職した経理を関与させることは可能なのか」です。退職したとはいえ、自社の経理を知り尽くした人がいるならばその人に頼りたくなるのは当然の発想と言えます。

結論から申し上げますと、「辞めた経理を税務調査に関与させることは不可能」です。税務調査に対応できる者は「従業員である担当者または国家資格を持つ者」に限られます。従って、退職した経理担当者を税務調査に関与させることは不可能です。ただし、「従業員である担当者」は日雇いでも可能であるため、雇用契約を結んだうえで関与させることは可能です。ただし、詐称した場合には処罰が科せられます。この点にはよく注意してください。

この章では退職した経理と税務調査に関与させることについてご説明いたしました。次章以降、経理不在で税務調査を乗り切る方法をご説明いたします。

⑤経理がいなくても税務調査を乗り切るために

この章では経理がいなくても税務調査を乗り切るための方法をご説明します。

それは、一言で言えば「外部の国家資格を持つ者(=税理士)に経理を担ってもらう」です。最初から外部の専門家に経理を依頼すると、経理担当者が不在になることもありませんし、何より申告の内容や税額の誤りや経理による不正がなくなります。また、税理士に任せていることがわかれば、税務通知が届きずらくなり、税務調査等のための手間が圧倒的に減ります。会社への税務署等からの信頼が担保されるのも大きな利点です。