中小企業必見!クラウド型勤怠管理を導入する理由とは?

勤怠管理は全ての企業で行われています。当たり前のように行われている勤怠管理ですが、勤怠管理の効率化やトラブル対策を重視していない企業も多く見られます。どのような効率化の方法があるのか、どのようなトラブルが発生する可能性があるのか、詳しく説明していきます。

【目次】

勤怠管理とは?

②中小企業のよくある勤怠管理方法

③中小企業に起きやすい勤怠管理トラブル

④中小企業が選ぶべき勤怠管理方法とは?

⑤お問い合わせ

 

①勤怠管理とは?

経営者の方々はご存じかと思いますが、勤怠管理とは、「企業が従業員の出勤や退勤をはじめとする就業状況を把握し、適切に管理すること」です。企業に勤怠管理が求められる理由は、従業員の過重労働を防止するためです。

労働基準法では、「法定労働時間」が定められており、労働時間は原則として1日8時間、週40時間以内と規定されています。法定労働時間を超えて労働者に時間外労働をさせる場合には36協定の締結と所轄労働基準監督署長への届出が必要となります。また、近年推し進められている「働き方改革」に伴い、2019年4月1日より「労働安全法」が改正され、客観的方法による労働時間の把握が義務化されました。就業規則が守られているのか、また知らず知らずのうちに社として法律違反を犯していないかを確認するためにも、勤怠管理は重要です。

また、経営者の方々があまり考えたくないことですが、遅刻・欠勤が多い従業員を解雇したい場合、解雇権の濫用に当たらないという証明のために勤怠不良の回数、期間、程度、理由等が重要になります。「もしも」の時のためにも勤怠管理は重要な情報となるのです。

加えて、勤怠管理は給与計算を行うための基になります。勤怠管理をしっかりと行えていない場合、給与支給額の誤りに繋がります。

では、どのように勤怠管理を行うのが良いか、次の章でご説明いたします。

 

②中小企業のよくある勤怠管理方法

この章では中小企業でよくある勤怠管理方法を3つご説明します。

(1)Excel

一つ目はExcelでの勤怠管理です。Excelで専用のフォーマットを作り、従業員が出勤時間、退勤時間を自ら入力し、月末に提出する形が多く見られます。この方法の欠点は、従業員が自由に勤怠時間を変更できる点です。遅刻しているのに虚偽の記載をする、実際には残業しているのに提示での時間を記入するなど、正確な勤怠管理を行うことは難しいです。また、Excelによる勤怠管理の場合、各々の従業員の勤怠を集計し、給与計算業務を行う際に手間がかかります。手軽で費用がかからないという長所はありますが、欠点も多いのがExcelによる管理です。

(2)タイムカード

二つ目はタイムカードでの勤怠管理です。カードをタッチすると自動的に打刻されるもの、紙を機械に通し自動的に時刻が記録されるものなど、複数の仕様が存在します。タイムカードによる勤怠管理のメリットは、従業員が全て手入力で行う自己申告制の勤怠管理とは異なり、正確な勤怠管理が期待できる点となります。

(3)クラウド

三つ目はクラウドによる勤怠管理です。パソコンやスマートフォンなどでアプリからボタンを押すだけで勤怠の記録が行える勤怠管理方法となります。この方法の特徴は集計が容易である点です。クラウドによる勤怠管理は、自動的に個々人・部署ごと等への勤怠管理のデータを集計することが可能です。また、経理等をクラウド化していた場合には連携を行い、出張費などと一緒に集計を行うことができます。

 

このように、クラウドによる勤怠管理はExcelやタイムカードと比べて多くの工数を減らせることが大きなメリットとなります。コロナウィルスの影響により、部分的に在宅勤務を実施している企業や、リモートワーク・テレワーク推進を行っている企業では、真っ先に取り組む必要がある方法です。

一方、現在の管理体制のままでいい。と考えている経営者の方も中にはいらっしゃるかと思います。

そういう方向けに、次の章では、アナログな勤怠管理で起きうるトラブルについて解説いたします。

 

③中小企業に起きやすい勤怠管理トラブル

第2章では、中小企業でよくある勤怠管理方法であるExcel、タイムカード、クラウドについて説明しました。この章では中小企業に起きやすい勤怠管理のトラブルについてご説明します。

(1)打刻忘れ、記入忘れ

どのような勤怠管理方法を取ったとしても起こりえることですが、各従業員の打刻、記入忘れが発生します。打刻・記入を忘れてしまった場合、正確な勤怠管理が難しくなります。

出勤・退勤時に声掛けやメールで打刻・記入をするよう周知を行うなど、対策を行うことで、打刻・記入忘れが減ります。

(2)集計・計算ミス

勤怠管理では、経理担当者が、各従業員が打刻・記入を行ったものを集計・計算します。その集計・計算をする際に、ミスが発生してしまう場合があります。勤怠を集計・計算した結果は給与の支給にも利用されます。勤怠のミスがあると、給与の誤った支給に繋がり、従業員の生活に大きな影響を与えることになります。

勤怠の集計・計算を行う際にはWチェック体制を取る、自動で集計・計算できるシステムを使うなどの工夫を行うと良いでしょう。

(3)休日や代休の管理ミス

通常と同じ勤怠が続いている場合、休日の管理ミスは発生しにくいですが、休日出勤がある、各従業員によって勤務時間帯が異なるなどといった場合、休日や代休の管理ミスが発生します。特に大きな問題となるのは、「規則を守ることができていない場合」です。第一章で説明した法定労働時間を超えて働いた、就業規則を知らずのうちに破っていたなどがミスとして考えられます。

勤怠状況を従業員自身だけではなく、会社や上司が都度確認できる体制を整えることで、ミスを減らすことができます。

(4)勤怠の不正入力

勤怠管理において、最も大きなトラブルに繋がりやすいのは勤務時間の不正入力です。実際には欠勤しているのに出勤と打刻する、時間を偽って打刻・記入するなど、従業員が故意に虚偽の入力を行っている場合があります。コロナ禍では多くの中小企業でも在宅勤務が多くなっており、従業員の勤怠状況の把握が難しくなっています。第一章でも説明しましたが、勤怠管理は懲戒処分にも使われるため、正確な勤怠の入力を行うことが必須となります。

時間の変更を加えるには所定の手順を踏まないと変更できないようにするなどの工夫を行うことで、不正を減らすことができます。

 

ここまで、勤怠管理によくあるトラブルについてご説明してきました。問題が起きると社内に大きな混乱が生じますので、早めに改善を行う必要があることがお分かりいただけたでしょうか?

では、中小企業が選ぶべき勤怠管理方法とはどのようなものなのでしょうか?次章でご説明します。

 

④中小企業が選ぶべき勤怠管理方法とは?

結論から申し上げますと「クラウド」をおススメします。

クラウドの長所は

(1)携帯やPCから勤怠申請が可能

(2)手動での集計・計算が不要

(3)給与計算ソフトと連携が可能

などです。

クラウド型勤怠管理方法を用いると、第三章でご説明したトラブルを回避することができるだけでなく、給与計算ソフトと自動的に連携することも可能になります。各従業員の勤怠状況の集計・計算、給与計算システムへの入力作業など人が行わなければいけない作業を削減することができます。人員が限られる中小企業にとっては大きなメリットです。

ただし、クラウド型の勤怠管理システムは多くの種類が存在します。また、給与計算ソフトとの連携は、ITに不慣れな人は難しく感じることもあるでしょう。「どの勤怠管理システムにすればいいかわからない」「そもそもそうしたらいいかわからない」という方は、勤怠管理を外注するのも一つの手です。システム導入や浸透、給与計算システムとの連携を全て外注すれば、導入までの時間を短縮することができます。

 

⑤お問い合わせ

当社では、こうした「勤怠管理・給与計算についてのお悩み」を解決をサポートいたします。

貴社の環境に応じて、必要なサポートを様々ご提案させていただいております。もちろんご相談内容は守秘義務により厳重に守られますので、ご安心ください。

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また、「経理・給与計算の外注を検討しているが、どの代行を選べばいいのかわからない」とのお声から、当社ではチェックリスト付きの資料をご用意致しました。 事前に資料をご確認いただくことで、より自社での落とし込みがしやすくなるかと思いますので、ぜひご確認・ご活用ください。

 

 

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