請求書にミスを発見!解決方法とは

請求書の送付忘れ、金額の誤り、遅延、紛失など。企業は毎日多くの請求書に追われており、ミスは発生してしまいます。誤請求、請求ミスにはお詫びを入れれば解決できると思っていませんか?なぜ請求書のミスが許されないのか、そのリスクとともにご説明いたします。

 

【目次】

こんなことありませんか?~請求ミス~

②誤請求のリスク

③誤請求があった際の対処法は?

④誤請求を回避する方法は?

⑤お問い合わせ

 

①こんなことありませんか??~請求のミス~

突然ですが質問です。以下のような経験をしたこと、報告されたことはありませんか?

 

・「請求書を出し忘れていた」

・「請求書の金額が誤っており、誤請求をしていた」

・「支払期日を勘違いして、支払期日を過ぎていた」

・「請求書を紛失した」

 

このようなミスは多くの会社で発生しております。

誤請求を発見した際、経理担当者から報告された際に「今度から気をつけよう」「とりあえずクレームにはなってないから大丈夫」このように軽く思っていませんか?

請求書に関するミスは、大きなトラブルに発展する前の黄色信号であり、放置してしまうと会社の存亡に関わる大きな問題に発展する可能性があります。

 

ミスがおこらない”仕組み”を作ることを経営者は求められています。

誤請求から、どのようなリスクが発生する可能性があるのか、次の章からご説明します。

 

②誤請求のリスク

請求書にミスがあった場合、企業にはリスクが発生します。

請求書を出し忘れていた場合、当然ですが売掛金を回収することができません。また、サービスや商品を提供して、代金を得ることができなければ企業には損失が発生します。一件一件の金額が小さくても、ミスが繰り返されると損失額は大きくなっていきます。

また、請求書の金額が誤っており、取引先に過大請求していた場合や支払いの遅延がある場合もあります。この場合、取引先に損害を与えることに繋がります。そのため、最悪の場合、裁判で損害賠償を請求されることになります。多くの手間がかかるだけではなく、企業の信頼の低下に繋がってしまう恐れもあります。

 

 

③誤請求を発見した際の対処法は?

ここまで請求書のミス、リスクについてご説明してきました。ここからはミスがあった場合の対処法について、ミスごとに詳しくご説明していきます。

(1)請求書を出し忘れた場合

売上の記録はあるものの、入金が確認できていない場合、「請求書の送付忘れ」の可能性があります。

請求書に記載する金額は、大体の場合売掛金になるかと思います。売掛金には2年間の時効が存在します。よって、請求書を出し忘れていたことに気が付いた場合、2年が経っていなければ取引先に請求することができます。また、売掛金の請求忘れに気が付いた場合、定められた手続きを取れば半年間の期間延長をすることができます。ただし、裁判等の法的手段が必要となりますので大きな負担が生じてしまうことに注意しましょう。

法律上の話は以上となります。ただ、いきなり過去の請求書を送付することは一般的には好まれません。請求書の出し忘れがあった場合には、必ず先方にその旨を伝え、確認を経てから送付するようにしましょう。

 

(2)請求書の金額に誤りがあった場合

請求書の金額に誤りがある場合ですが、誤請求が送付前にわかった場合、送付後にわかった場合に分けてご説明します。

 

まず、誤請求が送付前に分かった場合です。

一般的なビジネス文書では、誤った箇所を二重線で取り消し、訂正印を捺印したうえで正しい情報を記入するかと思います。しかし、請求書は正確さが求められるものであるため、訂正印を利用せず、再度印刷・書き直しをすることが一般的です。

 

次に、誤請求が送付後に分かった場合です。

まずは誤りがあったことを取引先に早急に伝え、正しい請求書を取引先に再送付します。再送付する際には、請求書が誤っていることを謝罪するお詫びの文章を同封しましょう。また、請求書を再発行する際には、再発行した領収書が最新のものであると分かるように「再発行」などと記入すると良いでしょう。

 

(3)先方が請求書を紛失した場合

請求書のやり取りを行っていた際、請求書を送付したのに送金が確認できないというケースがあります。この場合、「忘れていた」という理由以外に多いのが、「領収書を紛失した」ケースです。

取引先が請求書を紛失し、再発行する場合、原本をそのまま印刷して発行しても構いません。再発行の際には発行日も訂正せず、そのまま発行しても構いません。また、請求書管理番号など請求書を連番で管理している場、間が抜けていると不正を疑われることになります。再発行の際には番号を訂正せず、そのまま原本を印刷することをおすすめします。

また、請求書に記載されている支払期限がすでに過ぎてしまった場合であっても、原本をそのまま印刷して構いません。請求書の中身に訂正がある場合のみ、上記(2)のように請求書を新しく作り直すと覚えておくと良いでしょう。

 

 

④誤請求を回避する方法は?

前の章では、具体的な請求書のミスについてご説明してきました。この章では、請求書のミスを回避する方法について、解説していきます。

(1)整理方法を整える

請求書を段階別に分けて整理すると、うまく整理することができます。まず、受け取った請求書、送付する請求書に分けます。その上で、受け取った請求書は「未払い」「支払い済み」に、送付する請求書は「未送付」「送付済み未入金」「入金済み」に分けます。それぞれをファイリング等すると、対応の抜け漏れなどのミスを減らすことができます。

この整理によく使われるのがExcelです。

操作が容易であるため、多くの企業がExcelを利用していますが、検索に手間がかかる、データ数が増えると処理速度が遅くなる、同時編集が出来ないなどの多くの欠点も持っています。今後の企業規模の拡大を考えると、今のうちに他の方法を考えるべきです。

 

(2)請求書管理ツールを導入する

(1)では紙の請求書を管理する方法をご説明しましたが、ここでは紙の請求書をデジタル化し、効率化する方法をご説明します。現在、多くの請求書管理ツールが導入されています。請求書管理ツールの主なメリットは以下となります。

・異なる体裁の請求書を同じ体裁に揃えることができる

・同時編集を行うことができる

・検索性が高い

・会計ソフトと連携できる

・クレジットカード支払いの請求書発行が楽になる

紙の請求書やExcelにはないメリットが多くあり、ミス、工数を大きく削減することができます。

ただ、請求書管理ツールを導入しても、企業内で経理業務を行うことに変わりはありません。経理業務の抜本的な工数削減、ミスの削減には繋がりません。

 

(3)請求書業務を外注する

請求書のミスを減らし、社内の工数を削減する方法として、請求書の管理を専門家に外注する方法があります。請求書業務を専門家に外注すれば、ミスが減り、リスクを回避することができます。また、請求書業務に携わる業務を社内で行う必要がなくなるため、社内の大きな工数削減を実現し、本業に集中することができます。

 

 

⑤お問い合わせ

当社では、こうした「請求管理についてのお悩み」の解決をサポートいたします。

貴社の環境に応じて、必要なサポートを様々ご提案させていただいております。

もちろんご相談内容は守秘義務により厳重に守られますので、ご安心ください。

 

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