入金チェック~重要性と工数削減の方法とは~

入金チェック(入金管理)は、会計業務の中でも重要な確認業務です。一件簡単に聞こえる作業ですが、実は非常に手間がかかります。ミスや漏れは企業にとって致命的です。

いかに重要な業務か、そしてミスを減らし効率化する方法とはどのようなものがあるのか。以下でご説明いたします。

【目次】

①入金チェック(入金管理)とは

②入金ミスがないように注意するべきこととは?

③経理が気を付けるべきポイント3選

④入金チェックの手間を減らす方法は？

⑤お問い合わせ

①入金チェック(入金管理)とは？

入金チェックとは、「提供した商品やサービスの対価として請求した金銭が確かに支払われているかを確認する業務」であり、「入金管理」とも言います。入金管理は、簡単に思える業務かもしれませんが、取引量・取引先が多くなるとその工数は増えていきます。また、入金された金額が誰からの入金なのか、どの取引のものなのか、請求金額と入金金額に差異がないかを逐一確認する必要があります。

また、入金チェックが滞ると、当月の締め作業を正確かつ迅速に行うことが出来なくなります。会社の収支の把握ができなくなり、正確な経営判断が困難になります。

入金チェックは企業にとって重要な業務であるのです。

②入金ミスがないように注意するべきこととは？

前章では、入金チェックとは、入金チェックの重要性についてご説明致しました。以下では入金ミスを防ぐために注意すべきことについて解説していきます。

入金をチェックする際の主な項目は

・振込名義

・案件名

・請求金額と振込金額に相違がないか

・入金日

となります。

入金チェックは、取引先ごとではなく、案件(契約・サービス)ごとに行います。そのため、案件ごとに一件一件、上の項目を確かめていく必要があることに注意しましょう。

③経理が気を付けるべきポイント3選

本章では、入金チェックの際に経理が気を付けるべきポイントを3点ご説明します。

(1)振込手数料の扱い

入金が銀行振込にて行われた場合、振込手数料が発生する場合がほとんどです。振込手数料を受注側、発注側のどちらが負担するかの確認が事前に必要です。受注側が振込手数料を負担する場合には、取引先が振り込んだ金額から振込手数料を差し引かれた金額が受注側の口座に振り込まれる可能性があります。

振込手数料は銀行によって異なるため、振込手数料がいくらであるのかが不明瞭になる場合があります。また、複数の案件を合算して入金された場合には、どの案件に対する支払いが行われたのか、手数料を含めて売掛金と調整する作業が必要となります。この作業は、金額の不一致等他のミスが同時に起こっている、案件数が多い等の場合には多くの工数がかかります。

(2)金額の不一致

入金された金額が、請求金額と不一致であるケースがあります。以下、ケースごとにご説明していきます。

①新規や限定的な取引の場合)請求金額より入金金額が少ない

請求金額と入金金額が異なっていることを速やかに伝え、不足分の入金を依頼しましょう。

②新規や限定敵な取引の場合)請求金額が入金金額が多い

請求金額と入金金額が異なっていることを速やかに伝え、振込手数料を差し引いた金額を返金しましょう。

③定期的に取引がある場合)請求金額より入金金額が少ない

請求金額と入金金額が異なっていることを速やかに伝え、残高分を次回請求時に繰り越して請求することを提案しましょう。次回の請求金額と合算して請求することで、振込手数料や手間をカットすることができます。

④定期的に取引がある場合)請求金額より入金金額が多い

請求金額と入金金額が異なっていることを速やかに伝え、過入金額と次回請求額を相殺することを提案しましょう。返金する作業と比べて、振込手数料や手間をカットすることができます。

(3)二重振込

請求金額が二重に振り込まれていることに気が付いた場合、まずは先方にその旨を伝えることが必要です。二重振込を行った入金者は、受注者に対して返金を請求できる権利を持ちます。請求金額が二重に振り込まれていることを把握しながら、またそもそも気が付かずに、放置していると最悪の場合、裁判での決着となる場合があります。裁判は手間や工数を奪われるだけではなく、企業評価の低下にもつながってしまいます。

二重振込に限る話ではありませんが、入金チェックには細心の注意が必要です。

④入金チェックの手間を減らす方法は？

ここまで、入金チェックの際に気を付けるべき点、経理が注意すべき点について説明してきました。ここからは入金チェックの手間を減らす方法をご説明いたします。

方法は大きく分けて

(1)受注入金管理表を作る

(2)代行を依頼する

の二つがあげられます。以下でそれぞれご説明します。

(1)受注入金管理表を作る

入金チェックを正確に行うために、受注から入金管理を一括して管理する表を作成・利用する方法があります。

管理表例は以下となります。

(ダウンロードはこちらから)

ポイントとしては以下となります。

①見積もりの際に受注ナンバーを付け、管理をしやすくする

②取引先が企業の場合には、担当者名まで記入する

③請求額を記入する

受注金額と請求金額に相違が生じる場合がありますが、両者間で合意が取れているのであれば問題はありません。ただ、トラブルを防ぐため、請求金額が受注金額より増える場合、大きく乖離している場合には事前に確認しておくことが必要です。

(2)代行を依頼する

上記のように、管理体制を整えることは重要ですが、結局多くの手間がかかります。代行という外注の選択肢をとると、入金チェックの手間が減り、工数の大きな削減が実現できます。また、専門家に任せると、入金チェックのミスや漏れの削減ができます。第一章でもご説明した通り、入金チェックは企業の経営判断に必要不可欠です。入金チェックに苦労されている方はぜひ、入金チェックの代行をご検討ください。