請求管理代行サービスとは

請求管理は企業にとって重要な業務です。請求管理業務は単純ですが工数が多く、資源が限られる中小企業にとっては工数圧迫につながる業務です。以下では、そもそも請求管理とはなんなのか、解決策として挙げられる請求管理代行のおススメポイントをご説明します。

【目次】

①「請求管理代行」とは？

②このようなお悩みの方におすすめ！

③請求管理代行を導入するとこれが実現できること

④請求管理代行の基本料金

⑤よくあるご質問

①「請求管理代行」とは？

「請求管理代行」とは、「お客様に代わって、請求書を取引先に発行する(=請求管理)」ことをいいます。

本章では「そもそも請求管理とは？」をご説明していきます。

(1)請求管理とは

請求管理とは、「取引が発生してから代金を回収するまでの一連の流れを管理すること」をいいます。一般的に、企業間の取引・決済においては、注文を受けると先にサービスや商品を提供し、代金は後払いになります。後払いの際、契約締結時に決定した一定期間内で発生した取引についてまとめて請求を行います。

(2)請求管理の流れ

請求管理は大きく分けて5つの工程に分かれます。

①請求の締め

②請求書の発行

③請求書の送付

④入金確認

⑤入金リストの消込

①請求の締め

取引先ごとの請求内容を確定させることです。取引先ごとの請求内容を確定させることが目的のため、毎月固定の日に行うことが一般的です。

また、サービスや商品によっては「完了」の定義が曖昧になる場合があります。取引先と「完了」の基準を共有・明確化し、食い違いが起きないようにする必要があります。

②請求書の発行

請求の締めを行った後、取引の内容を記載し、内容に誤りがないかを確認するために請求書を作成・発行します。

請求書を作成・発行する時のポイントは以下があげられます。

(1)通し番号を付ける

作成・送付後に問い合わせがあったとき、対応や管理が平易になります。

(2)請求書の仕様を統一しよう

取引先によって、商品・サービスや締め日が異なります。また、担当者・商品ごとに請求書を求められることがあります。取引先からの様々な要望に素早く応えるためにも請求書の仕様を統一しておきましょう。

また、記載内容に誤りがあった場合に請求書の再発行を行う場合があります。再発行がされた際には、同じ内容が複数枚存在していることを明示する必要があります。

③請求書の送付

発行した請求書は、責任者の確認後、取引先に送付します。送付方法は主にデータ送付、郵送の二つの選択肢があります。郵送の際には郵送方法に注意しましょう。請求書は重要書類です。一般書留・簡易書留・レターパックプラス等対面配達や追跡・補償があるサービスで送ることをおすすめします。また、データで送付する際には、事前に取引先に送付先のメールアドレスを確認しておく、原本の郵送が必要かどうかなどの確認が必要です。

④入金管理

作成・送付した請求書に記載した銀行口座を確認し、実際に入金されているかを確認します。取引先名や金額が異なる際には取引先への確認が必要です。

また、支払期日当日に支払いを行う取引先が殆どですが、支払期日よりも早く支払いをする取引先もあります。そのため、こまめに入金を管理する必要があります。

⑤入金リストの消込

取引先から入金を確認した後、情報を消し込みます。消し込みとは、入金予定期日と入金されるべき金額とを、実際の入金と見比べ、入金が確認できたものにチェックを行っていく作業のことです。支払期日までに入金が確認できていない取引先には確認を行う必要があります。事前に取引先ごとに支払期日と金額が記載しているリストを整理・作成しておくと効率良く作業をすることができます。

(3)請求管理のポイント

上で請求管理の流れをご説明しました。

繰り返しとはなりますが大事なポイントを2点あげます。

①仕様・工程を統一しよう

②取引先ごとの金額、支払期日は日頃から整理しておこう

請求管理を行う際にはこの2点を特に注意し、業務に取り組みましょう。

②このようなお悩みの方におすすめ！

第一章では「請求管理代行」についてご説明しました。

本章では、請求管理代行をおススメしたい、お悩みについて整理していきます。

(1)営業担当が請求業務までしてる

特に中小企業で多く見られるケースです。

営業担当者が自分が営業して獲得した案件、担当している案件について、営業担当自らが請求管理を代行している状況が当てはまります。営業担当が請求業務まで行っている場合、営業担当者が外回り後や月末にまとめてパソコン等で作業しているケースが多くあります。この状況は、営業担当が本来担うべき業務を圧迫し、売上の増加の弊害となってしまいます。

営業担当者の業務を圧迫している業務を「代行」という形で外注すると、営業担当は本来の業務に集中することができます。売上アップという本来の業務に全力を注ぐことができるのです。

(2)経理担当が請求管理業務を担っている

「経理が請求管理業務を担っている」。

これは至極当然に感じるかもしれません。しかし、経理担当は入金管理、会計ソフト等への入力、決済データ等々、その他業務に追われています。しかも、今あげた内容は月末に集中することがほとんどです。残念ながら、月末になると経理担当者が夜遅くまで残業しているという状況は多くの企業で見受けられます。特に資源が限られる中小企業では、経理に大きな負担がかかってしまっていることが多くあります。経理は軽視されがちですが、企業において必要不可欠な存在です。オーバーワークで経理が退職・離職するリスクは企業にとって大きなものです。

経理担当者の業務を圧迫している業務を「代行」という形で外注すると、経理の負担は大きく減らすことができます。

企業にとって大きなリスクである経理の退職・離職を、オーバーワークからの視点で防ぐことができるのです。