会計ソフト入力に手間取るあなたへデータ入力をプロに任せるべき理由 - 名古屋経理・給与代行サービス

会計ソフト全体の潮流として、以前から存在したインストール型だけでなくクラウド型が近年拡大しています。年々便利になっていますが入力作業という人の手が介在する以上、ミスはつきものです。

経理のミスによって考えられるトラブル、ミスの予防のために準備できることを解説していきます。

【目次】

①経理の会計ソフト入力に不安がある方へ

世の中には様々な会計ソフトが存在し、幅広く利用されています。この記事を読んでいただいているあなたは利用中、又は利用予定でしょうか。効率化を期待できる会計ソフトですが、逆に非効率になる、ミスが多発するという側面もあります。具体的なミスとしては、

・領収書の書き間違いで売上を二重計上してしまった

・「何の」売上なのかを間違ってしまった

・在庫の計上が漏れてしまった

・もうない固定資産を、帳簿に残したままにしてしまった

・経費の領収書を紛失してしまった

などがあります。

このミスの理由は、本業と経理の兼務をしているため、専門知識がないためなど多種多様です。「わからないけど適当に入力しておこう」では企業の根幹を揺るがす事態につながる可能性があります。

不慣れな会計ソフトに対してどう対処していくのか、まずはその解決方法をご説明いたします。

②入力のアルバイトを雇うパターン

上記のような経理ミスを起こさないようにするために、すぐに思いつくものとして

「アルバイトを雇い、データ入力業務をお願いする」

という方法があります。求人サイトで「経理」と検索すると、全国平均で一人あたり1年で約400万円で雇用できることがわかります。

会計ソフトへの入力をアルバイトに依頼するメリットは

①本業に集中することができる

②専門家に外注するより安価

③忙しい時期だけなど、短期雇用でも依頼することができる

などがあります。

会計ソフトへの入力をアルバイトにお願いする方法は頻繁に見られますが、実は簡単ではありません。その理由の一つとして会計ソフトへの入力とはいえ専門知識が必要であるという点が挙げられます。例えば仕訳業務はそもそも「貸方」「借方」の意味を理解する必要があり、また各項目が何を示すのか、どの事柄がどの項目に当てはまるのかを理解している必要があります。そのため、会計ソフトへの入力を単純業務だと理解し、素人にお願いするだけだととんでもないミスが生まれている可能性があります。

次に具体的なミスについて、そしてミスが生み出すトラブルについてご説明いたします。

③こんなトラブルに発展するケースも

前段落でも述べましたが、そもそも素人による会計ソフトへの入力にはミスがつきものです。

専門用語の理解不足による記入欄のミス、金額不一致、ズレ等、経理上のミスは枚挙にいとまがありません。記入ミスによる金額のずれは数百万円になる場合もあり、企業経営に甚大な影響を与えかねません。

また、会社の経理を担う会計ソフトへの入力を一人に任せることの危険性は意外と高いものです。例えば、某中小企業の社員が、6年間60回以上にわたって計1億5600万円を自分の口座に送金していたという横領事件が2020年に明らかになりましたが、この社員は会社の経理を一人で担っていました。事後に民事で損害賠償を求めることは可能ですが、長期間、多額であれば全額を回収することは困難になります。何より、対外的なイメージは下がり、取引先との関係解消に繋がりかねません。会社の経理を一人で担うような、本来無条件に信頼できる自社社員にすら裏切られる可能性があります。

アルバイトに任せることの危険性がより高いことは容易に想像できるでしょう。

資源が限られる中小企業では営業などの現場社員が重視され、経理はおろそかになりがちです。しかし、経理のズレやミス、不正は経営方針の誤選択に繋がるだけでなく、会社の存亡の危機に陥る可能性もあります。やはり、会社の経営を把握するために、正確な経営状況の把握は不可欠です。そのためには経理担当の”正しい確保”は必要不可欠です。

④経理のミスを防ぐために

ここまで、会計ソフトの入力についてアルバイト採用という方法やその危険性について述べました。この章では経理上のミスを防ぎ、会社を危機に陥らせないようにする方法についてご説明いたします。

(1)監査の体制を整えよう

アルバイトを採用し、会計ソフトの入力を任せることが悪というわけではありません。ただし、「経理を一人に任せる」ことの危険性は高いと上記の事例でご理解いただけたと思います。中小企業では資源が限られるため、「再チェック」「監査」の体制を整えるのは難題に感じるかもしれませんが、ミスや不正が判明した時の影響の甚大さを考えると、監査体制を整えることは非常に重要です。ミスを減らし、不正を無くすためにも体制を整えましょう。

(2)しっかりマニュアルを作ろう

専門家でない人に会計ソフトへの入力を依頼する場合、個人の力量に一任してしまうと、ミスを生み出す危険性が高まります。どこに何をどのように入力するべきか、共通のマニュアルを事前に用意し、共有することがミスの削減に繋がります。

(3)専門家への外注という選択肢も？

とはいうものの、人員の余力がない中で監査体制を整えることは困難であり、マニュアルを作成することも多くの手間がかかり、即効性はありません。また、アルバイトを採用したうえで監査体制を整えるために経費が多くかかり、結局費用が高くつく。。そんな本末転倒に陥ることより、初めから専門家に依頼し、本業に集中するのも一つの手法ではないでしょうか。

以上ご説明した方法は例示でしかなく、皆様の状況によって最善の方法は個々に異なります。ぜひ、まずは皆様自身の状況についてご確認・ご相談していただくことをおすすめ致します。