専門家コラム

2020年4月6日発行　【経費精算に忙殺されていませんか？ 業務フローの見直しと最新のITツールを活用し、経費精算の忙殺から開放されましょう！】

経理のお悩みでご相談が多いものに「経費精算業務」があります。

これまで弊社は、中小企業から大企業まで、あらゆる業種の経費精算業務をお手伝いしてきました。
社員数人の経費精算もあれば、外資系企業で数百人の経費精算代行（英語）もあります。

最初のころは、紙資料をすべて弊社の代行センターまでお送りいただき、数人がかりで毎日のように経費精算業務のチェックを行って支払一覧表を作成しておりました。
当然ながら人的工数が多くかかり、クライアント企業様にも相当な報酬をご負担いただきました。
やっていることは単純なのに、その会社ごとのルールがあったり、そのルール自体が曖昧（この人はＯＫなどの特例）で、それが精算業務の工数削減の妨げになっていました。

もっとシステムチックにできないか？これはクライアント様にとっても弊社にとっても大きな課題でした。

そして近年では、クラウドツールを活用する方向でご提案をさせていただくようになりました。
これにより、工数も削減され、費用も削減され、効率的に改善を行うことが可能になってきています。

経費精算のクラウド化　メリットと特徴

なぜ経費精算のクラウド化が進んでいるのか。
その理由はクラウド化によって多くのメリットが得られるからに他なりません。
メリット・特徴をピックアップしてみました。

効率化

まず、クラウド型の経費精算システムを利用することで、経費精算の様々な手入力や手作業を効率化することが可能です。
交通系ICカード（Suica®、PASMO®）のデータを取り込んでルートや交通費の入力を省力化できたり、精算後の仕訳データを会計ソフトに入力する場合も、取り込み用CSVファイルを生成できるなど、クラウドシステムならではの効率化を促す機能を搭載しているシステムが多く、申請者から経理担当者まで経費精算のあらゆる手間を効率化できるというメリットが得られます。

ペーパーレス化

経費精算を紙で運用する場合、精算書の印刷・回覧・押印・保管と物理的にリソース、コストが発生します。
他拠点に精算書を郵送する必要があれば、さらに郵送費も時間もかかります。
クラウドシステムであれば紙での運用を電子化してこれらの物理的コストをカットできます。

在宅勤務、リモートワークなどの働き方への対応

働き方が多様化する中で、会社に出社せずとも仕事ができる環境の整備が求められるようになってきました。
経費精算も例に漏れず、多様な働き方を実現するために、オンライン上で申請・承認が完了するクラウドシステムの利用が増えています。

低コスト・アップデート

導入が簡単で、料金も安く、保守費用もかからないクラウド型の経費精算システムが出てきたため、低コストです。
また、機能は日々アップデートされているため、機能面でもメリットを感じられます。

スマホ対応

スマホの登場により、どこからでも利用できるため、「移動などのスキマ時間を有効活用できる」。
特に外出が多い営業担当者には最適です。
このようなデバイスの普及も経費精算のクラウド化の1つの理由と考えられます。

 属人化を防ぐ

システムによって業務を標準化することは、業務の属人化をなくすことにも繋がり、属人化していた業務が担当の退職によって回らなくなる、といった状態へのリスクヘッジにもなります。
私が辞めたら困るでしょ？と威張りだす社員をなくすことも可能です。

どんな企業がクラウド化すべき？

基本的にはすべての企業でメリットが得られると思いますが、以下のような企業では特にクラウド化のメリットが大きいでしょう。

・経費処理の件数が多い企業
経費精算システムによって効率化される業務量が多ければ、その分メリットも大きいです。

・経理業務が属人化している企業
経費処理業務をシステムに置き換えることによって属人化による業務負担の標準化や人材の流動に対するリスクヘッジができます。

・経理の人員確保が難しい企業
経理専用の人などおけない！という中小零細はなおさら入れるべきかと思います。

・社員数が増えている企業
現在はエクセルなどで精算業務を行えている企業でも、人数が増えていく中で回らなくなっていくリスクがあります。
今後の人員増強が見込まれている企業では早くからシステムでの運用に切り替え、体制を整えた方がよいでしょう。

成長企業は入れるべきです。

成功事例

医療法人　Ｒ社（愛知県　名古屋市）

ご依頼：経費精算　交通費計算
＊社員数約100名

導入前：部長クラスの職員3人が各3営業日取られていた＝9営業日

手書きの精算表に社員が記入したものをチェックしていたが、提出が遅れたり集計チェック作業に膨大な時間がかかっていた。

交通費精算も、各院への移動など手計算で行っていた

『経費精算業務』
ＭＦクラウド経費導入

各社員がスマホで領収書を撮影、経費申請→担当リーダーの承認→葵パートナーズでチェック、差戻、再チェック→担当リーダーの承認　申請確定

経費精算システムより、一覧表吐き出し（ＣＳＶ）→会計処理

『交通費計算』
各支店間への移動距離、交通費をキングオブタイムにマスターに登録。

キングオブタイムに各人が登録し自動計算化

csvを用いた会計登録まで含めると、工数は1/3になった。

お客様からも非常に喜ばれている。

『報酬』
・キングオブタイム、MF経費導入設定　15万
・月次チェック報酬　2万