専門家コラム

経理ミスが発生する原因と防止策を徹底解説｜担当者が知るべき対処法・クラウド活用の方法も紹介

🔥 なぜ優秀な経理担当者でもミスを犯すのか？
その答えは、従来の業務プロセスに隠された「構造的な落とし穴」にあります。
その原因はなにか、、、！どうすれば防げるのか、、、！を解説していきます。

さらに～！！🚀 
最新のクラウド技術×経理のプロが編み出した「ミスゼロ」への道筋のヒントをお伝えします～！

経理ミスが発生する主な原因👀

 

経理ミスは、いくつかの要因が複合的に絡み合って発生します。

特に多い5つの原因を見ていきましょう。

 

人的要因によるミス🫣

最も多いのが、単純な入力ミスや計算間違いです。

長時間作業での集中力低下や、繁忙期の時間的プレッシャーが原因で発生します。

例： 請求額「100,000円」を「10,000円」と入力、交通費を「交際費」に計上するなど。

 

システム・ツールの問題💻

古いシステムや使いにくいツール、システム間の連携不足が原因でミスが生じることがあります。手作業での転記は、ミスの温床です。

例： 古い会計システムの複雑な入力、データと会計システムの手動連携によるミス。

 

 業務プロセスの不備🤔

明確な業務フローの欠如や不十分なチェック体制、業務の属人化は、作業の重複や漏れ、ミス見落としにつながります。

例： 経費精算の承認フローが形骸化、特定のベテラン社員しか知らない特殊な仕訳処理がある。

 

コミュニケーション・知識・スキル不足🤝

経理部門内や他部門との情報共有不足は、二重処理や計上漏れ、計上タイミングのズレを引き起こします。

また、担当者の会計知識や実務経験不足は、勘定科目選択や仕訳の間違いにつながります。

例： 営業部門からの契約変更情報が経理に伝わらず、売上計上額が異なる。

効果的な防止策とは💡

 

ミスを防ぐには、個人の注意だけでなく、組織的な仕組み作りが不可欠です。

 

💮ダブルチェック体制の構築

 

最も基本的な対策は、複数人による確認です。作成者以外の担当者が必ずチェックすることで、ミスを早期に発見できます。

重要度の高い取引は管理職による最終確認も有効です。

対策例： 請求書発行前の別担当者による最終確認、月次決算後のクロスチェック。

 

💮業務マニュアルの整備

 

標準化された業務マニュアルを作成し、全員が同じ方法で作業できるようにします。

よくあるミスとその対処法も記載し、実践的な内容にすることが重要です。

対策例： 経費精算時の勘定科目選択基準を明記、仕訳ルールブックの作成。

 

💮ITツール・システムの活用

 

会計ソフトの自動仕訳機能や、OCR（光学文字認識）による帳票読み取りシステムなど、

人的ミスを減らすITツールを積極的に導入します。

対策例： RPAによる定型入力自動化、OCRでの領収書自動読み取り。

 

クラウド活用による対処法の紹介💻

 

現代の経理業務において、クラウドサービスの活用はミスの防止と業務効率化に大きく貢献します

👌クラウド会計システムの導入

 

リアルタイムでのデータ共有や自動バックアップ機能により、複数担当者での作業整合性を保ち、データ消失リスクを軽減します。

データの変更履歴が自動で記録され、誰がいつ何を修正したか追跡可能です。ミス発生時の原因究明を迅速にし、不正防止にもつながります。

場所を選ばずアクセスできるため、業務の停滞も防げます。

 

👌 銀行データや領収書の自動取り込み

 

銀行口座やクレジットカードの取引データ・スキャンされた領収書を自動で取り込む機能により、手動入力によるミスを大幅に削減できます。現金出納帳の作成や銀行照合・経理担当者の時間が効率化されます。

 

👌AI機能による仕訳提案

 

AIが過去の取引パターンを学習し、適切な勘定科目を自動で提案します。これにより、担当者の判断ミスを防ぎ、時間短縮につながり、経理業務をアシストします。

具体例：

• ・学習機能による自動仕訳： 「〇〇電気」からの請求書が来た際、過去に「水道光熱費」として仕訳していることをAIが学習し、自動で同じ勘定科目を提案してくれる。これにより、新任担当者でも正しい仕訳ができ、科目の統一や時短につながります。

  ・摘要からの勘定科目推測： クレジットカード明細の「〇〇交通」という摘要から、AIが「旅費交通費」を提案するなど、複雑な取引でも適切な仕訳をアシストする。

担当者が実践すべき対処法📝

 

システムや組織の仕組みだけでなく、経理担当者個々人が日々の業務で意識すべきことがあります。

◎ 日次の残高確認・月次の突合作業（確認のルーティン化）

◎ 証憑書類の整理・保管

➡請求書や領収書などのデジタル化を進めれば、検索機能で効率的な管理が可能です。

経理ミス発生時の対処方法🙇

 

どんなに防止策を講じても、経理ミスがゼロになることはありません。重要なのは、ミスが発生した際の迅速かつ適切な対処です。

1. 迅速な報告体制：早期報告により、影響を最小限に抑えられます。

2. 原因分析と再発防止策の検討：徹底的に原因を分析しシステムや業務フローの改善を含めた具体的な対策が可能

3. 関係者への影響確認：速やかに関係者に連絡し、対応

まとめ📝

 

経理ミスの防止は、個人の注意だけでなく、組織的な対策とシステム的な対処法を組み合わせることが重要です。

特にクラウド技術の活用により、従来では困難だった高度な自動化や監査機能を実現でき、経理業務の精度向上と効率化を同時に達成できます。

経理担当者一人ひとりが知識を身につけ、組織全体で防止策を実践することで、健全な財務管理体制を構築できます。

継続的な改善と最新技術の活用により、より正確で効率的な経理業務を実現していきましょう！