専門家コラム

年末調整の準備は9月から 今のうちに確認しておきたいこと

「年末調整なんて、まだ12月の話でしょう」。 そう思っている経営者や経理担当者の方もいるのではないでしょうか。

確かに、年末調整は原則としてその年最後に支払う給与などのタイミングで行います。 ただしそこに向けた準備は、秋のうちから少しずつ進めておくと、年末になって慌てずに済みます。 9月は、年末調整に向けて何を・いつまでに準備すればよいか、スケジュールを一度整理しておくのに良いタイミングです。

年末調整で何をするのか、あらためて確認

年末調整とは、毎月の給与から天引きされている所得税(源泉徴収税額)と、1年間の給与総額をもとに計算した本来の所得税額との差額を、年末の給与で精算する手続きです。

従業員は、家族の状況や生命保険料の支払いなどを申告することで、扶養控除や保険料控除といった各種控除を受けられます。 会社はその内容をもとに、年末調整の計算を行います。

主に使う申告書は次のとおりです。

• 扶養控除等(異動)申告書
• 基礎控除申告書 兼 配偶者控除等申告書 兼 特定親族特別控除申告書 兼 所得金額調整控除申告書
• 保険料控除申告書
• 住宅ローン控除を受ける2年目以降の方は、住宅借入金等特別控除申告書

※申告書の様式や控除制度は改正されることがあるため、その年の最新の様式を確認しましょう。

9月のうちに準備しておきたいこと

年末調整の実務は12月の給与計算に集中しがちですが、次のような準備は今の時期から進めておくとスムーズです。

• 従業員名簿・扶養家族の状況を確認する(年の途中で結婚・出産・扶養家族の増減があった従業員を把握しておく)
• 生命保険料控除証明書などの到着時期を把握しておく(紛失や提出漏れを防ぐため、従業員にも事前に保管を案内しておく)
• 給与計算ソフトの年末調整機能を確認する(毎年、申告書の様式や控除の内容が見直されることがあるため)
• 書類の配布・回収スケジュールを決めておく(従業員数が多いほど、回収漏れへの対応に時間がかかるため)

このうち、書類の配布・回収スケジュールを早めに決めておくことは特に効果的です。 配布時期と回収期限をあらかじめ決めておくことで、12月にまとめて慌てる事態を避けられます。

年の途中で入社・退職した従業員への対応

年の途中で入社した従業員で、その年中に前の勤務先から給与の支払いを受けている場合は、前職の源泉徴収票が必要です。 源泉徴収票がないと年末調整ができないため、早めに提出を依頼しておきましょう。

反対に、年の途中で退職する予定の従業員がいる場合は、年末調整の対象にならないケースもあるため、対象者の範囲もあわせて確認しておきましょう。

まとめ

年末調整は原則としてその年最後に支払う給与などのタイミングで行いますが、扶養家族の確認や控除証明書の到着待ち、書類の配布・回収など、準備できることは9月からでも始められます。 早めに全体のスケジュールを整理しておくことで、年末の繁忙期にも落ち着いて対応できます。

名古屋・知多を中心に愛知県内で給与計算代行を行っている葵パートナーズでは、年末調整に向けた準備についてのご相談もお受けしています。 判断に迷う点があれば、お気軽にご相談ください。