専門家コラム

2020年3月23日発行【”社内外でのコミュニケーションマネジメントで苦労していませんか? チャットツールの活用でコミュニケーションコストを最小化しましょう!”】

弊社では、コミュニケーションツールに、チャットワークを使っています。

きっかけは。。。

社員が増加し、社内のコミュニケーションに悩み、当時、上場前でまだまだベンチャー企業だった東京のチャットワーク本社様へ見学に行きました。

そこで見たのは「電話がない世界」

チャットワーク社は電話が一本ひいてあるが、「誰も出ない」とのこと。

さすが!ここまでやるんだと思い、戻ってすぐに導入しました。

実際に導入してわかった、すごすぎるメリットをお伝えしたいです。

ビジネスチャットのメリットは効率化とコミュニケーション活性化

今、どの企業も人手不足や競争の激化、働き方改革で以下を求められています。

(1)労働時間の短縮やコストダウンなどのため業務の効率化
(2)ビジネスモデルを創出できるクリエイティブな組織への転換(売上UP)

2つとも困難なテーマですが、両目標ともに、社外も含めた関係者とのコミュニケーションのとり方が鍵となってきます。
コミュニケーションのムダを削減することで業務の効率化が進みますし、より良いコミュニケーションを促進することは新しいことにチャレンジしやすい組織風土を作ることになります。

~弊社で起こったこと~
①業務改善 

社内外のやり取りがチャットワークにより効率化されました。

現場で何が起こっているのか目に見えるようになり、人材配置もしやすく社員同士のコミュニケーションも取りやすくなりました。

②ビジネスモデル創出

お客様とのやり取りを、1人ではなく多くの社員や役員が目の当たりにすることによりお客様が今何を求めているのか共有可能になりました。

それを元に、このサービスを展開しようというアイデアが社員から生まれることで、会計・コンサルティング業務の他にも様々なサービスを生むことができるようになってきました。

アイデアを落とすことが少なくなりましたし、意見が通りやすくなりました。

実は幅広い、ビジネスチャットの用途とメリット

「ビジネスチャットツールの導入でメールのやり取りが減った」という効果が取り上げられることが多いため、チャットを「メールを代替するもの」としてイメージされる方も多いでしょう。

しかし、ビジネスチャットがカバーする領域はそれ以上に大きなものです。

ここでは、チャットツールの導入でコミュニケーションがどのように変わるのか、用途やシーン別にご紹介します。

(1)メールをやめられます

社内外との連絡、報告、相談等、これまでメールで行っていたやり取りの多くは、チャットツールに移行できます。

メールでのコミュニケーションをチャットに置き換えると、以下のようなメリットが期待できます。

<手間や時間の削減>
チャットは形式的な挨拶文や署名などが不要で単刀直入に用件が伝えられるので、発信者側の手間はもちろん、読み手が内容を理解する時間も節約できます。

<必要な情報を把握しやすい>
メールはひとつの受信ボックスに様々な種類のメールが届きます。

件名や送信者名を見るだけで不要と判断して削除できるものもありますが、そうでない場合はひとつずつ開いて確認が必要です。

最後まで読まないと趣旨が分かりづらいものもあります。

チャットの場合、余計な挨拶文などがなく時系列でやり取りが表示されるというシンプルな構造に加え、メンバーやテーマでグループが作れるので、何についてのやり取りなのか把握が容易です。

(2)ミーティングができる

ミーティングも、どうしても対面で行う必要があるもの以外はチャットで済ませることが可能です。

その際、決まった時間に参加者全員がチャットにログインし、リアルタイムでやり取りすることもできます。

もし同じ時間に集まってディスカッションした方が良いテーマがある場合は、あらためて時間を決めてビデオ会議や対面で話し合うのが効率的でしょう。

ミーティングをチャットに置き換えると、以下のようなメリットが期待できます。

<リソースの節約につながる>
参加者のスケジュール調整が不要ですし、各自の拘束時間が減ります。

<適切なタイミングで「報・連・相」やフィードバックができる>
いつでも必要なときに投稿でき、報告や相談を受けた側も都合の良いタイミングできちんと検討して対応できるため、質の高い「報・連・相」が可能になります。

また、上司→部下への即時フィードバックが可能になります。面談の機会にまとめて指摘するよりも、部下も納得しやすく、成長につながります。

(3)逆に増えるコミュニケーション

リモートワーカーや時差勤務者がいる職場でチャットツールを導入すると、以下のようなメリットが期待できます。

<顔を合わせなくてもコミュニケーションを維持できる>
すれ違いがちなメンバーとのコミュニケーションを維持するために、チャットツールは非常に役に立ちます。

電話やメールよりもスムーズに会話のキャッチボールができますし、ほとんどのツールにはスマートフォンアプリがあるので、どこにいても必要なときにすぐ利用できます。

<雑談もできる>
顔を合わせないでいると、特に減っていくのが雑談の機会です。

雑談には、チーム内の協力し合う雰囲気づくりや、有用な情報の共有、新しいアイデアにつながる刺激を得る、といった大事な役割があります。

「雑談専用」やちょっとした気付きを書き込むためのグループを作り、かつ盛り上げ役を任命するなどして気軽に書き込みができるような雰囲気作りをすることをおすすめします。

(4)社内広報やサポートデスクとして使える

「組織内のメンバーに一斉に伝えたい情報」がある。。そんなときはチャットツール内に「社内連絡」とか「総務連絡」といった全社員宛の連絡用グループを作ると良いでしょう。

「◯◯の申請書はどこにありますか?」のような社員からの質問を受け付けるグループを作れば、「マニュアル」といった分かりやすいリンク付きの回答ができますし、他の人も過去のQAの蓄積を見て解決することができるようになります。

今回のコロナ騒動などで、リモートワーク・在宅勤務・テレワークという言葉が飛び交っていますが、チャットワークツールが有ると、これらも格段に導入しやすくなります!

リモートワークという働き方

リモートワークとは、従業員が会社に出社することなく自宅やカフェ、など遠隔地で働くことです。

リモートワークのメリット(企業側)

リモートワークは働く側だけでなく、企業側にとってもメリットがあります。

業務生産性の向上

会社内で業務を行っていると、不要な会議や電話対応などにより仕事に集中できないことが多々あります。

リモートワークにより在宅で仕事をすれば、周囲からの雑音や割り込みなどがなく仕事に集中でき、業務の生産性向上につながります。

コスト削減

従業員の出社回数が減るので、会社で準備すべき備品や光熱費の企業負担が減ります。

交通費も削減することができます。

出社する従業員が少ない場合、執務スペースとして広い場所を準備する必要がなく、一時的に人を集める場所を確保すればよくなります。

これは会社を維持するためにかかる家賃や固定資産税のような費用の削減につながります。

従業員の健康管理

通勤時間の削減・労働時間の短縮は、従業員のプライベートな時間の確保へとつながります。

子育てや介護で忙しい社員のプライベート時間の増加は、一人一人の健康維持の面でも効果があります。

社員が元気になれば生産性や効率性が向上し、企業全体の成長にも寄与します。

優秀な人材の採用

リモートワークを導入すれば、遠方に住んでいる人も採用できるため、より多くの人材にリーチできます。

働き方の多様性が広がり、介護や病気など個人的な事情がある人にも就業の機会が生まれます。

つまり企業として優秀な人材を採用できるチャンスが増えることになります。

同時に既存従業員の定着にもつながります。

リモートワークによるデメリットと改善策

デメリットもあります。改善策とともに見ていきましょう。

コミュニケーションの取りにくさ

普段顔を合わすことがなくなることから、どうしても従業員同士のコミュニケーションは取りにくくなります。そこで登場するのがチャットワークやWEB会議システムです。

上記に述べてきましたような様々な良い面をリモートワークでこそ発揮することが可能となります。

環境整備は必要

会社であれば必要書類が紙であったとしてもその場で簡単に見ることができますが、リモートワークでは、サーバーへのアクセス等が必要になってきます。

LANの構築や、ソフトの導入、などハード・ソフト両面での環境整備はある一定程度は必要となってきます。

これは現在、IT補助金や、テレワーク助成金なども国の施策として出てきていますので積極的に利用していきたいところです。

それらのご相談も承っております。

ぜひご相談ください!

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