専門家コラム

2020年3月9日発行【”煩雑な給与計算に苦労していませんか?最新のITツールを活用した給与計算システムのメリットを紹介します!”】

給与に関する一連の処理を電子化する「給与計算システム」

煩雑な給与計算業務を効率化するとともに、法令改正への対応、頻繁な人員配置や人材調達の意思決定を支援するなどの効果があります。

消費税率アップやマイナンバー制度の施行を背景に、給与計算システム刷新の動きが広がっています。

そこで注目されているのがクラウドサービス型の給与ソフトです。

給与計算システムとは

給与計算システムとは、従業員の勤怠情報と紐づけて給与計算を行うことのできるものです。

他システムとの連携により、勤怠情報の集計作業の工数がなくなるので、経理の給与計算業務を大幅に削減することができます。

タイムカードを手計算している、タイムカードをエクセルに変換させて計算する、などで相当工数がUPしてしまいます。

自動連携を使って、人の行う作業を排除し、最終数値の確認から給与計算の仕事をスタートできます。

制度や法改正にも対応できる

マイナンバー制度や法改正による、料率変更への対応など、手作業で行っていれば相当な工数がかかり、間違えてしまうことも多いです。

何年間も間違った社会保険料を引いていた、65歳以上なのに雇用保険料を引いていたなど、いろいろな間違えがおこってしまいます。

手を抜いて、間違えるのではなく、一生懸命時間をかけても間違えてしまうこのような仕事は、必ず作業方法自体を見直す必要があります

また、マイナンバーの管理はガイドラインによって細かく規定されており、違反者には罰則金が科せられることもあります。

マイナンバーも給与システムで管理可能です。

また複雑な有給管理も 勤怠システムで行い、表示を給与明細にすることも可能です。

上手く使えば有給取得義務などの働き方改革にも対応可能です。

給与計算システムの種類

給与計算システムは3つに分類できます。

①給与計算専門のパッケージソフト・・・低価格で導入しやすい
②人事・勤怠管理関連のサブシステム
③3つ目がERPの給与計算モジュールです。

これら分類とは別に、提供形態で注目されているのがクラウドです。

給与計算システムは、法令への対応や他システムとの連携の必要性が高いことからも、クラウドでのサービス提供に適しています。

クラウド型給与計算システムのメリット

導入時の負荷軽減

これはクラウドに共通しているメリットです。

クラウドはハードウェアを調達する必要がなく、提供されるサービスを利用するだけですから、短期間・低コストに構築できます。

テンプレートを用意し、一括で情報取込をしたり、よりスムーズな導入を支援しているサービスもあります。

法制度変更への確実な対応

給与に連動する所得税や年末調整は税率の影響を受けます。

税金関係は毎年税率が変わるため、制度変更が頻繁に必要となりますが、クラウドはこの対応が自動化されており、迅速に対応できます。

システムのアップデートも自動

常に最新の機能を利用することができます。

高度なセキュリティ

給与計算システムで扱うデータは、個人情報を含む機密情報です。

さらにマイナンバーが加わって、その取り扱いは高いレベルのセキュリティが求められます。

データセンターから提供されるクラウドサービスは、これに対応する十分なセキュリティを提供します。

また、二重三重のバックアップにより、BCP(事業継続計画)対策が施されたサービスもあります。

クラウドであれば安心安全に利用できます。

拠点間での運用に対応

複数拠点で給与計算システムを構築する場合、クラウドであれば新たにネットワーク機器の購入が不要です。

「LANを組んで、、VPNを、、」などハードを購入する必要がありません。

頻繁な進出・撤退・統廃合にも対応できます。

グローバルな企業のために、多言語多通貨対応のサービスもあります。

スマートデバイスとの相性

クラウドだけに、スマートフォンやタブレットなどのスマートデバイスからも簡単に利用できます。

モバイルを利用するために、新たなネットワーク構築が不要です。

勤怠管理機能も含まれている場合、出勤や退社時刻をスマートデバイスから入力できます。

また、パートやアルバイトの方が、自身の勤務時間や給与をスマートデバイスから確認することもできます。

実際導入した会社の社員さんからは、「給与明細は紙でなくてOK」「スマホで確認できればOK」という、声が多く聞かれます。

常に効率化・進化させていきましょう!

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