専門家コラム

2020年2月21日発行 【現在の労務管理、今のままで大丈夫ですか…?最新のITツールを活用し、<辛い>勤怠管理業務から開放する方法をお伝えします!】

給与計算業務は、従業員がいれば毎月発生するルーティンワークですが、経理部門の負担感は重い場合が多いです。

お問い合わせの中でも、

・毎月膨大な量の給与計算が負担である
・親族が行っているが限界が来ている
・間違えが起こっており困っている
・工数がかかりすぎている(社員が何人かかかりきりになる)

など、たくさんのお悩みをお聞きしております。

まずは給与計算の流れをあげてみます。

1.勤怠データの確認と集計(打刻内容との一致)
2.法律や就業規則に基づいた残業代の計算
3.上記と基本給を踏まえた総支給額の計算
4.税金、社会保険料、その他の控除額の計算
5.手取り額の決定(総支給額から控除額の差し引き)

1.2.5の段階で特に手間がかかっているケースが多く、「個別の事情」を設定しすぎて、どうにもならなくなっているケースも見受けられます。

解決策としては

・クラウドを使って業務を効率化すること
・社内ルールを改変し、二重作業や恣意的作業をなくしていくこと

両方を同時並行して行っていくことが重要です。

今回は、給与計算にクラウドを導入することでどのように改善できるかお伝えしたいと思います。

メリット

1.コスト削減

「なぜ勤怠管理システムで?」と思われるかもしれませんが、実はコスト削減は勤怠管理システムの大きなメリットです。以下に例を挙げます。

A社は従業員数200人の中堅企業であり、勤怠管理はタイムカードでの管理を行っている。
人事は月末になると全社員のタイムカードを手作業で集計しExcelの管理シートの入力、3人の人事を動員して完全に作業完了するために2日は費やしていた。各人事担当の月給は30万円で日割にすると1人あたり1万円、3人で2日かかる作業のコストは単純計算で月6万円。

そこでA社が勤怠管理システムを導入したところ、従業員200人×300円で合計6万円のコストがかかるようになった。
一見タイムカードで管理とコストは変わらないが、2日かかっていた集計作業が2時間で完了し労働生産性がアップ。
さらにタイムカード用の紙費用もカットできたので、結果的に無駄を省きコスト削減にもつながった。

これはほんの一例であり、企業の環境によっても異なりますが、勤怠管理は従来のタイムカード管理に比べてコスト削減につながるのです。

2.適切な労働時間管理

コンプライアンスが重視されている現代では、従業員の勤怠管理の重要性が高まっています。

労基署による目も年々厳しくなり、少しでも労基法に違反するような管理が見受けられればすぐさま勧告を受けます。
最悪の場合、臨検され“ブラック企業”のレッテルを貼られる可能性もあります。

勤怠管理システムは、通常の労働時間はもちろんのこと、残業や休日出勤の管理、休暇の管理まで行えます。
さらに、既定の労働時間を超過しそうな従業員や、休暇をきちんと取れていない従業員がいた場合、システムが警告してくれるので、管理漏れによる勧告も避けられます。

3.不正打刻防止

タイムカードによる打刻では、なりすまし(入れ替わり)や意図的に時間をずらした打刻といった、不正がおこりがち。

勤怠管理システムの打刻方法には、静脈・指紋認証などの生体認証を活用したものや、顔認証システムを活用したもの、交通系ICカードを活用したものなどがあります。
本人以外の打刻は難しいので、不正打刻を完全防止できるでしょう。

またスマートフォンの位置情報を利用する「GPS打刻機能」があれば、打刻と同時に位置情報も記録するため、外回りの多い営業部でも「誰が・いつ・どこで」打刻したかを管理でき、不正打刻防止につながります。

4.業務効率アップ

勤怠管理システムにより作業効率がアップするのは、人事だけではありません

多くのクラウド勤怠管理システムではスマートフォン用のアプリケーションを用意しており、外出先などからの打刻に対応しています。
直行や直帰が多くても出退勤打刻のために出社・帰社する必要がなく、翌日の打刻修正依頼も不要に。
出社組でも自分のデスクで打刻できるため、毎日タイムレコーダーまで行く手間もなくなります。

これらの業務効率化を総合して、1日5分でも時間を短縮できれば、1年間で2.5日分も勤務時間を短縮できます。(1日8時間労働、年間休日120日の場合)

5.給与計算システムなどとの連携

勤怠管理システム導入によるデータ化も、管理者にとっては大きなメリットです。

まず、タイムカードの記録をExcelにまとめてFAXで送信、といった手書きの管理業務がなくなります。
勤怠管理システムでは、サーバー上にデータを蓄積。CSV形式でエクスポートできます。
これを給与管理システムへアップすれば、勤怠管理から給与計算まで一連の作業を一元化できるのです。

デメリット

1.管理機能を扱いきれない(導入の失敗)

勤怠管理システムは「打刻をするだけのもの」と思われがちです。
そのため、管理機能を詳しく調べずに導入し、失敗している企業が見られます。

まずは無料期間を使って、1月は並行して試すことも重要です。

(最初は労力がかかりますが、それはすぐにペイすることになります)

2.社長がGOサインを出さない(経営者の方にお読みいただきたいですが・・)

勤怠管理システムは即利益を生むものではないので、余計に費用がかかると思われがちです。
ただ人事・経理部が楽になるのではなく、

会社全体のコスト削減余剰時間を売上UPにつなげる時間にできるのです!

これらをきちんと説明できるようなサービスを検討したうえでプレゼンをして、理解を得るとよいでしょう。

弊社で導入をよく行う勤怠管理システム

効率化で導入する際によく使うシステムには、以下のようなものがあります。

他にもたくさんあるので、自社にあったものを選び、カスタマイズしていけば

軌道に乗せることはそんなに難しくはありません。

KING OF TIME for ビジネスプラス

KING OF TIMEは、タイムレコーダーとして指紋認証、指静脈認証などの生体認証や、外出先でも打刻ができる携帯電話スマートフォンなど、多彩な種類の打刻手段を持つ勤怠管理システムです。

リアルタイムに勤務集計、残業状況、アラート、人件費の概算などの確認、管理が可能、集計されたデータはExcel、給与計算ソフトやシステムにCSVデータとして出力できます。
ワークフロー機能やシフト管理機能により、正社員、派遣社員、契約社員、アルバイト、パートなど、さまざまなワークスタイルに合わせた勤怠管理が可能です。

マネーフォワードクラウド勤怠

マネーフォワードクラウド勤怠は、基本勤務制・シフト制・裁量労働制・フレックスタイム制など、さまざまな働き方に対応し、働き方改革をサポートする勤怠管理システムです。

従業員の勤怠状況をリアルタイムに確認・集計できる、事業所や従業員の状況に応じて打刻方法を使い分けられるなど、クラウドシステムならではの機能で日々の煩雑な勤怠管理を楽にします。
また、誤った勤怠登録へのアラートや労働時間の自動集計、有休の自動管理といった勤怠管理の自動化や、「マネーフォワード クラウド給与」との勤怠データ連携による給与計算でさらなる業務効率化を実現します。

ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理は、スマホ・PC・ICカードなど、打刻方法が豊富な勤怠管理システムです。
「シフト管理」とあるように、飲食業界や小売業界はもちろん、福祉業界や一般企業(中規模~大手)にも最適なサービスと言えます。

これまでのアルバイトのシフトは、紙で提出し店長がそれをPCに打ち込んで管理するという形をとるところが多かったと思います。
しかしこれからは、ジョブカンがあれば、スマートフォンで簡単にシフトの提出ができます。

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株式会社葵コンサルティングでは、本コラムでお伝えしたように、最新のITツールを活用した経理・労務を中心としたバックオフィスの改善提案からアウトソーシングまで一気通貫してサポートしております。

名古屋を中心に愛知県全域にて皆様からのご相談を承ります。

経理・労務でお悩みがございましたらお気軽にご相談ください。

 

 

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